Avvocato Domenico Esposito |
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PRIVACY IN CONDOMINIO
Garante Privacy , provvedimento 18.05.2006, G.U. 03.07.2006
Il provvedimento del Garante stabilisce, in sintesi, le seguenti regole: - possono essere trattati senza il consenso dell'interessato "le sole informazioni personali pertinenti e necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni, ed idonee a determinare, secondo le regole del codice civile (artt. 1117 ss. c.c.), le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti (siano essi proprietari o usufruttuari: cfr. art. 67 disp. att. c.c.)."; - queste informazioni consistono, ad esempio, nei dati anagrafici e negli indirizzi dei partecipanti, elementi la cui reciproca conoscenza può risultare indispensabile per consentire la regolare convocazione dell’assemblea, nonché per verificare la validità delle deliberazioni dalla stessa adottate, ad esempio ai fini dell’impugnazione ex art. 1137 c.c.. Consistono, inoltre e ad esempio, nelle quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e i dati personali necessari a commisurarle o, comunque, rilevanti per la determinazione di oneri nell’ambito condominialeda cui è dato altresì ricavare il quorum per la regolare costituzione dell'assemblea (quorum costitutivo) e per la validità delle deliberazioni adottate (quorum deliberativo). E' ammessa l'informativa delle somme dovute dai condomini al condominio; cio' per controllare l’esattezza degli importi dovuti al condominio stesso. Solo in presenza del consenso dell’interessato e' ammesso il trattametno dei dati relativi alle utenze telefoniche dei condomini (salva la pubblicazione degli stessi su elenchi telefonici pubblici). E' ammesso il trattamento dei dati personali di natura sensibile o dati giudiziari, nella misura indispensabile al perseguimento delle medesime finalità. Salvo il consenso dell’interessato o in uno degli altri previsti all’art. 24 del Codice per la Privacy, non e' ammessa la comunicazione a terzi di dati personali dei condomini. Alle assemblee possono partecipare terzi (ad esempio tecnici o consulenti). E' vietata la diffusione di dati personali effettuata mediante l’affissione di avvisi di mora (o, comunque, di sollecitazioni di pagamento) in spazi condominali accessibili al pubblico.
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI In data odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Giuseppe Fortunato e del dott. Mauro Paissan, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale; PREMESSO 1. Il trattamento di dati personali nell’ambito dell’amministrazione di condomini Sono pervenuti a questa Autorità diversi quesiti e segnalazioni concernenti le operazioni di trattamento di dati personali effettuate nell’ambito delle attività connesse all’amministrazione dei condomini: presentando profili comuni −con specifico riguardo alla circolazione di informazioni personali per la gestione della proprietà comune, riferite ai singoli partecipanti al condominio (di seguito, “partecipanti”), o concernenti l’intera amministrazione condominiale−, le medesime sono suscettibili di trattazione unitaria con il presente provvedimento nel quale si è altresì tenuto conto delle comunicazioni (settantacinque, comprendenti anche richieste di chiarimenti, quesiti e osservazioni) pervenute all’Autorità da privati e da associazioni di categoria a seguito della consultazione pubblica indetta l’8 febbraio 2006.
Tenendo conto delle osservazioni pervenute nel corso della consultazione pubblica e delle segnalazioni presentate all’Autorità, ferma restando l’applicabilità delle regole di diritto comune (in particolare degli artt. 1117 e ss. c.c.), il Garante, ai sensi dell’art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, al fine di rendere conformi alle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali i trattamenti effettuati nell’ambito dell’amministrazione dei condomini, prescrive ai titolari del trattamento l’adozione delle misure di seguito specificamente indicate. 2. Tipologia di informazioni oggetto di trattamento nell’ambito dell’attività di amministrazione del condominio e principi di pertinenza e non eccedenza. Affinché il trattamento di dati personali effettuato nell’ambito dell’attività di amministrazione del condominio si svolga nell’osservanza del principio di liceità (previsto all’art. 11 del Codice), in termini generali, possono formare oggetto di trattamento da parte della compagine condominiale unitariamente considerata −di regola con l’ausilio dell’amministratore di condominio (nell’eventuale veste di responsabile del trattamento ai sensi degli artt. 4, comma 1, lett. g), e 29 del Codice)− le sole informazioni personali pertinenti e necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare, secondo le regole del codice civile (artt. 1117 ss. c.c.), le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti (siano essi proprietari o usufruttuari: cfr. art. 67 disp. att. c.c.). 2.1. Le informazioni trattate possono riguardare non solo tutta la compagine condominiale unitariamente considerata (ad esempio, i dati relativi a consumi collettivi del condominio), ma possono altresì riferirsi a ciascun partecipante, individualmente considerato, in quanto necessarie ai fini dell’amministrazione comune: queste ultime consistono, ad esempio, nei dati anagrafici e negli indirizzi dei partecipanti, elementi la cui reciproca conoscenza può risultare indispensabile per consentire la regolare convocazione dell’assemblea (alla luce delle disposizioni contenute nell’art. 66 disp. att. c.c.), nonché per verificare la validità delle deliberazioni dalla stessa adottate (ad esempio, ai fini dell’impugnazione ex art. 1137 c.c.). Del pari, possono formare oggetto di trattamento anche le quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e i dati personali necessari a commisurarle o, comunque, rilevanti per la determinazione di oneri nell’ambito condominiale (art. 68 disp. att. c.c. e art. 1123 c.c.); dalle quote millesimali è dato altresì ricavare il quorum per la regolare costituzione dell'assemblea (quorum costitutivo) e per la validità delle deliberazioni adottate (quorum deliberativo), secondo quanto disposto dall'art. 1136 c.c. 2.2. Anche per esercitare i controlli in ordine all’esattezza dell’importo dovuto a titolo di contributo per la manutenzione delle parti comuni e per l’esercizio dei servizi comuni, ciascun partecipante può essere informato in ordine all’ammontare della somma dovuta dagli altri; in ragione delle regole sul mandato, che (per costante giurisprudenza) trovano applicazione per regolare il rapporto tra i partecipanti e l’amministratore, questi informa i singoli partecipanti degli eventuali inadempimenti, sia nelle usuali forme del rendiconto annuale (art. 1130 c.c.), come pure, in ogni tempo, a seguito dell’esercizio del potere di vigilanza e controllo spettante a ciascun partecipante al condominio sull’attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni (cfr. Cass., 26 agosto 1998, n. 8460; Cass., 29 novembre 2001, n. 15159; v. altresì, Provv. Garante 16 luglio 2003). 2.3. Solo in presenza del consenso dell’interessato (salva l’eventuale pubblicità già attribuita a tali informazioni grazie alla loro indicazione in elenchi pubblici), invece, possono essere trattate, in quanto non eccedenti rispetto alla finalità di amministrazione della cosa comune, le informazioni relative alle utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti: il loro utilizzo, infatti, può agevolare, specie in relazione a casi particolari di necessità ed urgenza (ad esempio al fine di prevenire o limitare eventuali danni a parti individuali o comuni dell’immobile), i contatti tra i partecipanti come pure lo svolgimento delle incombenze rimesse all’amministratore del condominio (cfr. Provv. 19 maggio 2000, in Boll. n. 13/2000, p. 7, doc. web n. 42268). 2.4. Possono altresì formare oggetto di trattamento nell’ambito delle menzionate finalità di amministrazione del condominio, dati personali di natura sensibile o dati giudiziari, nella misura indispensabile al perseguimento delle medesime finalità. 3. Comunicazione e diffusione di dati relativi ai partecipanti. 3.3. Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali devono essere adottate, se del caso anche a cura dell’amministratore del condominio, idonee misure di sicurezza di cui agli artt. 31 ss. del Codice. 4.1. Ove si intenda esercitare il diritto d’accesso (e gli altri diritti previsti dall’art. 7 del Codice, avvalendosi eventualmente della particolare modalità di tutela prevista dagli artt. 145 del Codice) in relazione ai dati riferibili direttamente all’intera compagine condominiale (si pensi alle informazioni connesse ai contratti stipulati nell’interesse del condominio, quali ad esempio quelli relativi alla fornitura di beni e alla somministrazione di servizi, o in ordine ai dati sul consumo e sugli importi di utenze complessivamente intestate al condominio: cfr. Provv. 13 dicembre 2004), tale facoltà compete al rappresentante della compagine condominiale, di regola l’amministratore. 4.2. Come detto al punto 2, resta impregiudicata la circolazione tra i partecipanti, in conformità alla disciplina civilistica (ed in particolare grazie alle regole che, rispetto all’attività gestoria dell’amministratore, presiedono all’esatta esecuzione del suo incarico secondo le attribuzioni contenute nell’art. 1130 c. c., con particolare riguardo all’obbligo di rendiconto) delle informazioni direttamente riferibili direttamente alla gestione condominiale (e concernenti tutti i partecipanti complessivamente considerati), come pure la loro eventuale conoscibilità, sussistendone i presupposti, in base ad altre norme presenti nell’ordinamento. 5. Diritto d’accesso e informazioni personali riferite ai partecipanti Rispetto alle informazioni personali relative al singolo partecipante, anche se oggetto di trattamento per finalità di gestione della cosa comune, resta salvo il diritto del medesimo di accedere ai dati che lo riguardano nelle forme previste dagli artt. 7 e ss. del Codice. Tale diritto può essere esercitato nei confronti del condominio (inteso come la collettività dei partecipanti), anche presentando la relativa istanza all’amministratore. TUTTO CIO' PREMESSO, IL GARANTE - prescrive, ai sensi dell’art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, ai soggetti titolari di un trattamento di dati personali nell’ambito dell’attività di amministrazione dei condomini di adottare, nei termini di cui in motivazione, le misure necessarie indicate nel presente provvedimento al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti, avuto particolare riguardo:
- individua, ai sensi dell'art. 24, comma 1, lett. g), del Codice, nei termini di cui in motivazione al punto 2.2., i casi nei quali il trattamento dei dati personali nell'ambito dell’amministrazione di condomini può essere effettuato presso i condomini nei limiti e alle condizioni ivi indicate, al fine di perseguire i menzionati legittimi interessi e senza richiedere il consenso degli interessati; - dispone infine che il presente provvedimento sia pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Roma, 18 maggio 2006. |
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